Viele Lehrkräfte exportieren ihre Anwesenheitsliste einmal im Monat als PDF und schicken sie an die Verwaltung. Für verschobene Stunden haben wir den Export jetzt übersichtlicher gemacht: Jede Unterrichtsstunde erscheint mit ihren Anwesenheiten im Export des Zeitraums, in dem sie tatsächlich stattfindet. Im ursprünglichen Zeitraum bleibt sie als Hinweis auf die Verschiebung stehen.
Diese Änderung geht auf eine Anregung aus einer Musikschulleitung zurück – vielen Dank dafür!
Ein Beispiel
Eine Gitarrenstunde war für Donnerstag, den 29. Oktober, um 16:00 Uhr geplant und wurde auf Donnerstag, den 5. November, um 17:00 Uhr verschoben.
Im Export für Oktober
Die Stunde steht weiterhin in der Liste, damit nachvollziehbar bleibt, wohin sie verschoben wurde. Sie ist allerdings ausgegraut und zeigt nur die Verschiebung: Das ursprüngliche Datum ist durchgestrichen, das neue Datum steht daneben. Anwesenheiten, Notizen und ein Ausfallgrund erscheinen hier nicht. Die Stunde zählt im Oktober auch nicht zu den fehlenden Anwesenheiten.
Im Export für November
Hier erscheint die Stunde ganz normal mit allen Anwesenheiten und Notizen. Auch hier ist das ursprüngliche Datum durchgestrichen, damit du und die Verwaltung sofort erkennt, dass die Stunde verschoben wurde.
Fällt eine verschobene Stunde aus, steht der Ausfallgrund ebenfalls im Export des Zeitraums, in dem sie stattfinden sollte – im Beispiel also im November. Wird eine Stunde innerhalb desselben Zeitraums verschoben, erscheint sie dort nur einmal, und zwar an dem Tag, an dem sie stattfindet.
Was du tun musst
Nichts. Die Änderung gilt automatisch für jeden neuen Export, ein App-Update ist nicht nötig.
Bereits exportierte PDFs ändern sich nicht. Exportierst du einen früheren Zeitraum erneut, kann er deshalb anders aussehen als die archivierte Fassung: Eine verschobene Stunde, die dort noch mit Anwesenheiten stand, ist jetzt ausgegraut, und ihre Anwesenheiten erscheinen im Export des neuen Zeitraums. Bitte achtet beim Abgleich darauf, dass ihr diese Anwesenheiten nicht doppelt zählt.
Weitere Hinweise zum Export findest du in der Dokumentation unter Anwesenheitslisten archivieren. Fragen und Rückmeldungen kannst du uns jederzeit über das Appella Service Center in der App schicken.