Vielleicht ist dir schon aufgefallen: Dein Stundenplan wurde geändert – aber die Stunde mit deinen Anwesenheiten und Notizen ist noch da. Genau das ist eine wichtige Neuerung in Appella: Deine Einträge bleiben erhalten, auch wenn sich die Planung ändert.
Die Verwaltung kann deinen Stundenplan anpassen, ohne dass bereits dokumentierte Stunden die Änderung blockieren. Und du musst nicht befürchten, dass deine Einträge dadurch verschwinden oder einfach auf einen anderen Termin wandern. Das macht den Ablauf für euch beide verlässlicher.
Vielleicht stehen nun aber auch zwei ähnliche Stunden in deiner Liste. Warum das passieren kann, wie du deine Stunden richtig dokumentierst und wie wir dir das Aufräumen künftig erleichtern möchten, erklären wir dir hier.
Der Stundenplan plant – die Anwesenheitsliste hält fest
Der Stundenplan beschreibt, wann Unterricht vorgesehen ist. Die Anwesenheitsliste hält fest, was du zu einer konkreten Stunde eingetragen hast: zum Beispiel, wer da war, wer gefehlt hat oder warum der Unterricht ausgefallen ist.
Stell dir deine Anwesenheitsliste auf Papier vor: Steht dort eine falsche Uhrzeit, würdest du sie korrigieren, bevor du die Anwesenheiten einträgst. Ändert das Sekretariat später deinen Stundenplan, bleiben deine Einträge auf der Papierliste trotzdem erhalten – sie wandern nicht automatisch zu einem anderen Termin. Genau dieser Gedanke steckt hinter dem neuen Protokollprinzip.
Das bedeutet nicht, dass jede geplante Stunde von Anfang an unveränderlich ist. Die Planung bleibt flexibel. Sobald eine Stunde aber eigene Einträge hat, bewahrt Appella sie auch dann, wenn sie nicht mehr in den geänderten Stundenplan passt. Dazu zählen Anwesenheiten, Notizen und Unterrichtsausfälle, aber auch gezielte Änderungen an Uhrzeit, Raum oder Dauer. Eine reine Ferienmarkierung allein macht aus einem Termin noch kein solches Protokoll.
Deine Einträge kannst du weiterhin korrigieren, solange die Stunde nicht gesperrt ist. Geschützt sind sie vor unbeabsichtigten Änderungen durch den Stundenplan – nicht vor deiner bewussten Bearbeitung.
Warum dadurch zwei Stunden auftauchen können
Ein Beispiel: Du hast für Dienstag um 15:00 Uhr bereits eine Anwesenheit und eine Notiz eingetragen. Später korrigiert die Verwaltung deinen Stundenplan auf 15:30 Uhr.
Appella kann daraus nicht sicher erkennen: Wurde dieselbe Stunde verschoben? Ist nur die zukünftige Planung anders? Oder gab es tatsächlich zwei Termine?
Deshalb kann zunächst beides in deiner Liste stehen:
- die bisherige Stunde um 15:00 Uhr mit deinen Einträgen;
- der Termin um 15:30 Uhr aus deinem aktuellen Stundenplan.
Das heißt nicht automatisch, dass du zweimal unterrichtet hast oder etwas falsch eingetragen hast. Appella lässt die vorhandene Dokumentation zunächst stehen, statt ihre Bedeutung zu verändern.
Wo die Zuordnung eindeutig ist, kann Appella eine erhaltene Stunde wieder mit dem Stundenplan verbinden. Auch passende Doppelungen können automatisch zusammengeführt werden. Unterschiedliche Anwesenheiten oder Notizen werden aber nicht einfach miteinander vermischt. Deshalb lässt sich nicht jeder Fall automatisch auflösen.
Vor jeder Eintragung: den Termin prüfen
Als Lehrkraft bist du für die korrekte Dokumentation deiner Unterrichtsstunden verantwortlich. Prüfe deshalb Datum und Wochentag, Beginn und Dauer, bevor du Anwesenheiten einträgst oder eine Stunde als ausgefallen markierst. Korrigiere abweichende Angaben zuerst.
Hat der Unterricht stattgefunden, trage ihn mit dem Datum, der Uhrzeit und der Dauer ein, zu denen du tatsächlich unterrichtet hast. War die Stunde beispielsweise von Dienstag auf Mittwoch verschoben, ändere zuerst den Termin auf Mittwoch und erfasse dann die Anwesenheiten.
Ist der Unterricht ausgefallen, markiere genau den Termin als ausgefallen, an dem er stattfinden sollte. War die Stunde bereits auf Mittwoch verschoben, gehört auch die Absage zum Mittwoch – nicht zum ursprünglichen Dienstag.
Eine Notiz wie „heute erst um 15:30 Uhr“ ist für Menschen hilfreich, ändert aber nicht die Uhrzeit des Termins. Appella kann aus einer Anwesenheit oder Notiz nicht ableiten, wann und wie lange du tatsächlich unterrichtet hast.
Das geht in den Details der Unterrichtsstunde: Tippe auf den Stift neben Datum und Uhrzeit. Dort kannst du Datum, Beginn und Dauer für diese einzelne Stunde ändern. Die Änderung ersetzt keine dauerhafte Stundenplanänderung durch die Verwaltung; die Teilnehmenden werden darüber benachrichtigt.
Wenn der Unterricht zum Beispiel statt 30 tatsächlich 45 Minuten dauert, sollte auch die Dauer auf 45 Minuten stehen. So dokumentierst du den richtigen Termin und erleichterst eine spätere automatische Zuordnung. Gleiche Uhrzeiten allein garantieren allerdings noch keine Zusammenführung.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Uhrzeit, Datum und Dauer ändern.
Bitte ändere Zeiten oder Einträge nicht nur deshalb, damit eine Doppelung verschwindet. Entscheidend ist, was tatsächlich stattgefunden hat beziehungsweise für diese Stunde gelten soll.
Stimmt schon die zukünftige Planung nicht?
Ein hilfreicher Gegencheck: Schau dir auch zukünftige Stunden an, bei denen noch keine Anwesenheiten, Notizen oder Absagen eingetragen und keine einzelnen Termine geändert wurden. Sind Wochentag, Uhrzeit oder Dauer auch dort falsch, kann die Ursache bereits im hinterlegten Stundenplan liegen. Bitte lass zuerst im Büro prüfen, ob die Planung dort korrekt eingetragen ist. Eine dauerhafte Korrektur gehört in den Stundenplan – nicht nur in jede einzelne Stunde.
Ist die Planung im Büro korrekt, aber Appella zeigt trotzdem andere Angaben, melde dich bitte über das Service Center bei uns. Nenne uns den betroffenen Termin und welche Angaben stattdessen richtig wären.
Was du bei einer Doppelung tun kannst
Vergleiche zunächst Datum, Uhrzeit, Dauer und die bereits vorhandenen Einträge. Erfasse dieselbe Anwesenheit nicht vorsorglich in beiden Stunden und lösche keine richtigen Notizen oder Anwesenheiten nur, um die Liste aufzuräumen.
Wenn du nicht sicher bist, welche Stunde die richtige ist, melde dich bitte über das Service Center bei uns. Hilfreich sind das Datum, die angezeigten Uhrzeiten und eine kurze Beschreibung der Stundenplanänderung. Wir schauen uns den Fall mit dir an.
Bald sollst du überflüssige doppelte Unterrichtsstunden selbst löschen können. Wir planen, diese Funktion in den nächsten Tagen mit einem App-Update bereitzustellen. Sie ist noch nicht verfügbar; sobald es so weit ist, erklären wir dir, wie du sie nutzt. Zusätzlich arbeiten wir an weiteren Werkzeugen, mit denen du Unstimmigkeiten in deiner Anwesenheitsliste selbst klären kannst, ohne dafür den Support zu benötigen.
Was wir noch verbessern
Während der Umstellung gab es auch technische Probleme, durch die zusätzliche Doppelungen entstanden sind. Eine doppelte Stunde bedeutet deshalb nicht automatisch, dass du etwas falsch eingetragen hast. Wir haben die automatische Zuordnung bereits weiter verbessert. Ein Teil der noch sichtbaren Doppelungen kann dadurch bei einer erneuten Prüfung automatisch bereinigt werden. Das können wir aber nicht für jeden Fall versprechen.
Wir arbeiten weiter daran – und freuen uns über deine Rückmeldung
Die Umstellung ist noch nicht abgeschlossen. In Kürze folgen weitere Verbesserungen und Updates. Wir bauen einen zentralen Teil von Appella um, während ihr ihn täglich im Unterricht nutzt. Bei diesem Umbau im laufenden Betrieb können trotz sorgfältiger Prüfung noch Unstimmigkeiten auftreten. Für mögliche Irritationen und zusätzlichen Aufwand möchten wir uns schon jetzt bei dir entschuldigen.
Bitte melde uns Probleme, Auffälligkeiten und deine Ideen zur Verbesserung über das Service Center in der App. Du findest es auf dem Dashboard unter „Sonstiges“ → „Service Center“. Beschreibe möglichst konkret, was dir aufgefallen ist und was du erwartet hättest. Auch Vorschläge, wie die Anwesenheitsliste deinen Unterrichtsalltag besser unterstützen könnte, sind ausdrücklich willkommen.
Deine Rückmeldungen helfen uns, die nächsten Verbesserungen an den richtigen Stellen anzusetzen. Unser Ziel bleibt: Dein Stundenplan soll aktuell sein, deine Einträge sollen verlässlich erhalten bleiben und das Aufräumen soll einfacher werden. Danke, dass du uns dabei begleitest.